为使集团公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据学院公文处理办法，制定本办法。

一、公文处理的任务和要求

1、公文处理的任务，包括文、电的签收、分送、承办、催办、拟稿、核签、打印、校对、用印、封发和立卷、归档等。

2、公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，不积压、不紊乱。要统一收、发文渠道，切实把住收发审定、政策、文字关。

3、公文处理，根据统一领导、分级管理的原则，由集团办公室统收统发。按部门职责范围分工办理。

4、集团办公室设专职文书，负责公文的分送和运转工作，文书人员要相对稳定，保持工作的连续性。

5、公文处理必须严格执行有关保密规定，确保学院秘密和集团秘密的安全。

二、公文种类

公司的公文种类主要有：

1、请示：适用于向上级机关请求审批和指示。

2、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况提出建议；

3、决定、决议：经过讨论通过，要求全集团贯彻执行的重大事项。

4、通知：适用于向下布置工作或传达事项，对外平行单位通知有关事项。

5、通报：适用于向全集团员工传达有关重要情况，介绍工作经验，表彰先进，批评错误。

6、通告：适用于公布集团各有关方面应当遵守或周知的事项。

7、函：适用于向平行的或不相隶属的机关、单位联系、商洽工作。

8、意见：适应于集团对重要问题提出见解和处理办法。

9、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位（个人）共同遵守、执行。

三、行文规则

1、行文应当确有必要，注重效用。凡集团内可以通过各部门会商解决的一般问题，不必文来文往。

2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。

3、集团向各中心的重要行文，必要时可抄报学院。

4、请示的公文应一文一事。

5、向平行或不相隶属的单位行文，必须平等对待，注意用词，平行单位可以联合行文。上下级单位不能联合行文。

6、各中心不能直接对外行文，但属中心职权范围内的事宜或一般业务性文件，可直接向上级对口业务部门行文。

四、公文办理程序及规定

1、收文

（1）凡写明集团党总支、集团的文电、信件、资料、书刊、统一由办公室收拆。代表集团参加会议带回的文件，应交办公室登记，按收文处理。

（2）凡送集团领导的信件，可直接送领导本人或由办公室转给领导本人。

（3）送集团的文件，由办公室登记附上公文处理笺，交办公室主任核分，其中重要和急办的文件，先送集团领导阅批后，再分送承办部门。

（4）各部门所收文件，必须自行登记，并经部门领导阅批后，及时交经办人办理。

2、传阅

（1）文件传阅要求合理调度，严格管理，确实保证阅文的方便与文件的及时处理，力求以最快的速度，使需要传阅的对象全部阅知，防止积压。

（2）文件传阅由秘书负责组织，各阅文对象收退文件直接与主任或秘书发生关系，尽量避免在传阅对象之间发生传递关系，以利于保密和安全。

（3）文件传阅要建立登记手续。阅文人应在阅读文件后签名和签注时间，防止发生漏阅和检查时责任不清。

3、承办和催办

（1）学院来文，凡属政策性方面的文件，先送集团领导阅批后，再送有关部门迅速办理；领导签限时间的公文，必须在限期内办完。

（2）凡涉及两个以上部门会办的函件，由办公室协调或由集团领导指定主办部门办理。主办部门应主动与有关部门协商，会办部门应积极配合办理。

（3）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推委。紧急公文应当按要求办理，确有困难，应当及时予以说明。

（4）克服文牍主义，凡能用口头通知、电话、会议等形式解决的问题，不必再行文。但要做好记录备查，可发可不发的文电，坚决不发。

（5）文件的催办要根据缓急情况和承办时限的要求，及时对承办工作进行监督检查。重要文件的催办，由办公室负责人进行，一般文件催办由办公室秘书进行。

4、拟稿

（1）公文标题：由发文机关、公文主要内容和公文名称组成。

（3）公文必须注明主送单位、抄送单位。主送上级领导机关的文件，抬头要写主送机关全称，不能写领导个人的名字，也不能写上级机关具体处、室。

（4）发文如有附件，应注明附件名称、件数、份数。如某一单位不发附件，则应在抄报或抄送单位后面注明“无附件”。

（5）拟稿、起草公文一律使用学院统一稿纸，一律用钢笔、毛笔，禁止用圆珠笔、铅笔、红墨水书写。

（6）续办的公文，主送、抄报、抄送机关（单位）要与前案相符，同时附上前案文稿，避免前后矛盾。

5、核稿

（1）部门负责拟稿的公文，应将拟好的文稿先交办公室审核后送集团领导签发。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合公文处理规定。

（2）核稿时，如有改变文稿内容原意等重要修改要与主办部门或经办人协商、协商不一致的，由签发人审定。

6、签发

（1）凡各部门职权范围内的一般业务性发文，由部门负责人签发。

（2）办公室负责人负责签发以办公室名义的发文、日常事务和例行公务方面的发文，经集团会议讨论决定或受集团领导指示、委托代签的文件。

（3）集团领导负责签发向上级机关的请示、报告，如人事、工资、经费、奖励、教育、计划、基建总结等问题。

（4）签发文稿，均应用签字笔、钢笔，并书写在原稿上，不要签在另外纸上。

（5）已经签发的文电，如需改动文意时，须经签发人复审。

7、打印和校对

（1）凡集团领导审核签发的公文，均须由办公室统一登记编号，交复印。

（2）集团办公室只负责集团党政的正式公文、工作安排、总结等的打印。对各部门的文件、资料、材料、表格等的打印，一律实行收费。

（3）打印的文件、资料一律由拟稿人或主办部门负责校对。

（4）印制文件要准确、迅速、保密、整洁、美观、清晰，符合公文格式和质量要求，文稿杂乱、字迹不清、不易辨认的，应重新打印。

9、归档

（1）公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

（2）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本部门的工作情况，便于保管和利用。

（3）归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定向档案部门移交。

10、管理

（1）公文由集团办公室专职人员统一发放、审核、用印、归档和销毁。

（2）上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经集团领导或办公室主任批准，可以翻印。

（3）公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章。

（4）公文被撤销，视为自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

（5）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

（6）工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

五、附则

本制度自2009年  月  日起施行。